План отчета о проделанной работе. Отчет о проделанной работе: образец и пошаговая инструкция составления

Личная информация:

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

генеральный директор

Точность - вежливость королей, но обязанность для их подданных

Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” - такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие - деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи - незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах” . Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии - “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “ ” .
Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “ ”.
Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “ ”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты - “как на ладони” по итогам каждого дня.
“Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, - всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Требования к составу рабочего отчёта

Название выполненной задачи . Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
Достигнутый результат . (пример: "Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров"). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.

Время, затраченное на выполнение задачи . Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.

Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе )

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD - дата; MM - месяц; YY - год; HH:MM - формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило - 07:19. В "Часы за свой счет" писать "00:41" плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “ ”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника” .

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день - вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.

Как правило, практика проходится трижды за все время обучения студента. Сначала проходят учебную практику, потом производственную. Конечным этапом, который показывает все знания студента и освоенные им навыки за все время обучения, является прохождение преддипломной практики.

Каждая из этих видов практики имеет свои особенности. Учебная практика проходится на втором или третьем курсе. Она не подразумевает непосредственное погружение в рабочую обстановку. Это, скорее, внешнее ознакомление с работой предприятия путем прослушивания лекций и посещения экскурсий.

Производственная практика – это более серьезный этап обучения. Во время прохождения производственной практики студент погружается в рабочий процесс и выполняет функции полноценного рабочего, но под руководством куратора.

Преддипломная практика – это решающий этап обучения. Кроме того, что студент полностью выполняет обязанности специалиста, он еще должен показать себя с наилучшей стороны. От этого зависит не только написание диплома, но и дальнейшее трудоустройство. Если вас заметят во время прохождения преддипломной практики, вам вполне могут предложить достойную профессию после окончания института.

Как бы все виды практики между собой не отличались, цели и задачи их прохождения, как правило, одинаковы:

Подведение итогов учебного курса;
Закрепление теоретических знаний;
Освоение практических навыков работы;
Осознание деятельности, с которой придется столкнуться после окончания учебного заведения;
Изучение работы предприятия изнутри.

По итогам каждого этапа студентом в обязательном порядке пишется отчет по практике. Это документ, который показывает, чему научился студент, какие навыки освоил и какие профессиональные качества приобрел за время прохождения практики. Это очень важная работа, поскольку именно на ее основе делается вывод о профессиональной подготовленности ученика.

Как правило, практика подразумевает помещение студента в условия, которые будут для него обычными после окончания института, во время непосредственного трудоустройства. Так вот, чтобы отчет по практике получился максимально грамотным, качественным и вмещал всю необходимую информацию, нужно с особой внимательностью изучить рабочий процесс предприятия, на котором студент проходит практику, всю его документацию и нормативные акты.

Также желательно полностью описать свою деятельность на данном предприятии, рассказать о своих достижениях, дать рекомендации относительно улучшения работы предприятия. Отчет должен быть составлен согласно всем нормам и общепринятым стандартам оформления документов.

Как написать отчет по практике: с чего начать

Написание любого отчета по практике начинается с получением в университете методического указания. Это своего рода инструкция по написанию отчета по практике.

Методичку необходимо получить на кафедре. Она содержит всю необходимую информацию по задачам практики, написанию и оформлению отчетов.

Пример методического указания

Основной для написания отчета по практике является план практики. Он отражает ключевые задачи студента во время практики. Как правило, план содержит 3-4 задачи.

Пример плана практики

Грамотный, структурированный отчет по практике подразумевает под собой тщательный сбор информации о предприятии, анализ этой информации, разработку плана по улучшению и усовершенствованию деятельности и рабочего процесса предприятия. Поэтому начинать писать отчет по практике нужно, в первую очередь, с частых посещений практических занятий.

Подойдите к вопросу прохождения практики серьезно, поскольку написать отчет не сложно, только если вы действительно понимаете, что делаете. Если вы не усвоили какой-либо материал или не поняли какой-либо процесс, не стесняясь, обращайтесь к кураторам отчета. Как правило, их двое: от предприятия и от учебного заведения.

После того, как вы собрали всю информацию, которую можно было собрать, о предприятии, приступайте к ее анализу. Внимательно изучите любые документы и правовые акты – они вам пригодятся.

Когда работа с информацией окончена, вы можете приступать к ее изложению. Внимательно структурируйте текст, сделайте его читабельным и понятным, чтобы преподавателю было легко его прочесть и так же легко выставить вам отличную оценку.

Структура отчета по практике всегда одинакова. Это общепринятые правила, на которые нужно ориентироваться при упорядочении вашей информации.

Структура отчета по практике

В целом, если учебное заведение не выдвинуло какие-либо свои требования, структура отчета по практике выглядит так:

Титульный лист, который оформляется по всем правилам. Обычно на титульном листе указывается такая информация: название учебного заведения и специальности, тема и вид отчета по практике, фамилия и инициалы преподавателя, проверяющего отчет и студента, его выполняющего, название группы, в которой учится студент, название предприятия, на котором проходят практические занятия, город, в котором находится учебное заведение и год написания отчета по практике.
Содержание с нумерацией разделов.
Введение, в котором указываются цели и задачи прохождения практических занятий. Они, как правило, уже даны в методических рекомендациях к написанию отчета. Кроме того, во введении указывается предполагаемый результат прохождения практики.
Основная часть. Этот раздел обязательно должен делиться на теоретическую и практическую часть. Кроме того, теоретическая часть должна разбиваться на разделы, а практическая – по мере усмотрения учебного заведения. В этой части делаются все расчеты, описывается деятельность предприятия, рассказывается вся нужная информация об организационной структуре, проводится анализ и сравнительная характеристика.
Заключение – пожалуй, основной раздел отчета по практике. Заключение включает в себя все выводы, сделанные студентом во время прохождения практических занятий. Тут же дается оценка собственной работе, и адекватно оцениваются приложенные усилия. Кроме того, в заключении обязательно нужно дать свои рекомендации по поводу улучшения профессиональной деятельности предприятия.
Приложения – это последний структурный раздел отчета. Это всевозможные данные, на которые можно сослаться из основной части отчета. Приложение не нумеруются. Это, в основном, разная документация, интервью, выписки из законодательства и другая полезная информация.

Конечно, отчеты по разным видам практики отличаются между собой, пусть и незначительно.

Виды отчетов по практике

Отчет по учебной практике

Поскольку учебная практика является самым легким видом практических занятий, структура отчета по ней тоже не представляет собой особых сложностей. От стандартной структуры отчета по практике она отличается тем, что практической части, как правило, не имеет.

Учебная практика проходит в групповых занятиях, поэтому нужно использовать возможность и собрать как можно больше теоретических знаний по поводу организационной структуры данного предприятия. Цели и задачи учебной практики исключают погружение студента в рабочую обстановку, об этом нужно не забывать при написании введения и выводов.

Отчет по производственной практике

Производственная практика – этап более серьезный, чем учебные практические занятия. Отчет по производственной практике оформляется в точности так, как указано в общепринятых стандартах, за исключением случаев, когда учебное заведение выдвигает собственные правила оформления отчета.

Помните, что производственная практика направлена на самостоятельную работу и собственные рассуждения студента, поэтому ваше мнение и ваши рекомендации очень важны в отчете.

Отчет по преддипломной практике

Преддипломная практика – это самый ответственный этап за весь период обучения. Структура отчета по преддипломной практике сохраняется, но в основной части отчета или в заключении – по выбору учебного заведения – должна упоминаться информация по поводу вашей дипломной работы.

Дело в том, что во время прохождения преддипломной практики и написания отчета вы должны выбрать тему дипломного проекта, которая обязательно должна перекликаться с вашей специальностью.

Не забудьте упомянуть эту информацию в отчете, поскольку от нее зависит ваш допуск к защите дипломной работы и ваша оценка про преддипломной практике, которая также влияет на итоговую оценку.

Чтобы правильно написать отчет по практике, советуем вам просмотреть примеры таких отчетов на сайте, чтобы им следовать создать грамотную работу.

К каждому виду отчета должны прилагаться определенные документы. Это обязательное правило для каждого учебного заведения. В роли документов обычно выступают дневник практики, характеристика с места прохождения практики и пояснительная записка.

Пояснительная записка к отчету по практике

Пояснительная записка – это краткое, написанное студентом, изложение отчета по практике. В ней должны быть расписаны все действия студента и информация о прохождении практики в целом.

Пояснительная записка к практике – пример

Пояснительная записка должна быть объемом в один лист формата А-4 и писаться в таком же стиле, что и отчет по практике, то есть в научном.

Характеристика к отчету по практике

Характеристика к отчету требуется не для всех видов практики. Обычно отчет по учебной практике сдается без этого документа.

Характеристика к отчету по практике – пример

Характеристика с места прохождения практики подразумевает краткий отзыв представителя предприятия о работе студента на данном предприятии. Как правило, в характеристике указана посещаемость студентом практических занятий, его участие в организационном процессе, польза от данного студента для предприятия, готовность учащегося вступить в ряды профессиональных сотрудников.

На характеристику, особенно по преддипломной практике, всегда обращают особое внимание.

Дневник практики – пример

Дневник практики представляет собой записи студента о прохождении практических занятий каждый день. В дневнике указывается дата, выполнение работы за этот день и результат выполненной работы. Дневник практики заполнить легко, однако, если практические занятия вы не посещали, то проявите фантазию, и запишите в дневник практики придуманные действия.

Не забывайте, что этот документ должен быть закреплен подписью предприятия и росписью куратора от организации.

Пример дневника практики

Защита отчета по практике

Когда отчет по практике выполнен, наступает время для его защиты. Сразу говорим, что очень легко защитить отчет, если вы проходили практику и ответственно подходили к выполнению заданий. Вам даже учить ничего не придется, поскольку отработанные навыки наверняка останутся у вас в памяти.

Вы должны ориентироваться в своем отчете и знать, куда посмотреть в случае нехватки информации.

Часто многие преподаватели при защите отчета требуют предоставить презентацию, сделанную специально для защиты. В составлении презентации нет ничего сложного. Ее структура выглядит так:

Первый слайд, который содержит всю информацию, которая написана на титульном листе. Это, своего рода, и есть титульный лист презентации.
Второй слайд содержит название предприятия, на котором проходила практика и имя вашего научного руководителя от предприятия.
Третий слайд – это, своего рода, введение. На нем должны быть указаны цели и задачи прохождения практики.
Четвертый слайд играет роль заключения. На нем должны быть освещены все итоги и выводы, сделанные студентом.
В следующих слайдах вы должны кратко расписать всю информацию, которую считаете нужным осветить, из основной части. Будь то актуальность, ваши советы или рекомендации, делайте это кратко и грамотно.
Последний слайд показывает итоги составления презентации.

Примеры отчетов по практике

Как написать отчет по практике: правила и примеры обновлено: Февраль 15, 2019 автором: Научные Статьи.Ру

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Из статьи вы узнаете:

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. Факт выполнения задачи фиксируется в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе?

Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить качество и скорость выполнения задачи сотрудником. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о финансовых затратах (фрагмент)

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе не существует. Документ составляется в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач.

Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

Было выполнено следующее:

составлены письма в налоговую и трудовую инспекцию;

осуществлена подготовка к совещанию с представителями ООО «HR-консалтинг» (разосланы приглашения, произведен сбор необходимых материалов, подготовлен проект повестки совещания);

составлены ответы на запросы трудовой инспекции и ряда клиентов;

принято участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени.

Дата составления 27.04.218.
Подпись: Петрова А.С.

После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь мало загружен работой. Кроме того, текст плохо читается.

Структура отчета

Главной ошибкой рассмотренного документа является отсутствие четкой структуры. Какие элементы отсутствуют?

Перечень задач, которые были поставлены на исполнение.
Конкретизация выполненных задач.
Анализ проделанной работы.
Планы на следующий отчетный период.
Предложения.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Подходящий вариант

Рассмотрим пример того, как нужно было составить отчет о проделанной работе.

Отчет о проделанной работе за неделю: образец

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П.
От секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 23.04.2018 по 27.04.2018

На отчетную неделю передо мной стояли следующие задачи:

подготовить письма: в налоговую инспекцию об уточнении налогового платежа и в трудовую инспекцию по жалобе Смирнова П.П.;

подготовить информационное обеспечение совещания с ООО «HR-консалтинг», разослать приглашения участникам, подготовить проект программы совещания;

принять участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени, подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

письма в налоговую и трудовую инспекцию подготовлены и отправлены;

информационные материалы к совещанию с ООО «HR-консалтинг» подготовлены, приглашения разосланы, проект программы совещания составлен.

было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается к отчету.

Кроме того, была проведена работа со входящей документацией, а именно:

подготовлено и отправлено два ответа на запросы трудовой инспекции;

даны ответы на письменные обращения гр. Семенова А.А., Кузнецова В.Н. и Москаленко Р.А.

На период с 30.04.2018 по 05.05.2018 запланировано участие в тренинге для секретарей «Основы тайм-менеджмента и самоорганизации», посвященного основам календарного планирования в работе секретаря.

Дата составления 27.04.218.
Подпись: Петрова А.С.

Оформление отчета

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляется согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей и т. д. Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет, как создать отчет с помощью сервиса Sway

Какие могут быть требования к написанию?

Поскольку унифицированных требований к составлению отчетного документа не существует, то все требования к написанию связаны с тем, чтобы улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
чередуйте длинные и короткие предложения;
разбейте текст таким образом, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Отчет о проделанной работе иногда составляют в форме таблицы:

Рис. 1. Таблица отчета о проделанной работе: образец

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

образец ежедневного отчета о проделанной работе;

образец еженедельного отчета о проделанной работе;

образец отчета о проделанной работе за месяц и т. д.

В шаблон вы просто будете заносить актуальные данные и распечатывать его.

Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы и т. д.)

Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

Отчет о проделанной работе помогает руководителю оценить качество и скорость выполнения задач сотрудником, а самому сотруднику - увидеть свои успехи и неудачи. Документ составляется в свободной форме, однако есть базовая структура отчета, которую рекомендуем соблюдать: перечень поставленных задач, результаты работы, анализ, предложения и вывод.

Главное предназначение отчета о проделанной работе - письменная фиксация итога конкретных действий. Образец, шаблон, пример можно скачать бесплатно.

Отчет о проделанной работе - абстрактное понятие. Этот документ, сопровождающий какое-либо деяние субъекта правоотношений, имеет свободную форму исполнения. Главное предназначение рассматриваемого акта - письменная фиксация конкретных действий. На странице имеется пример, шаблон и образец отчета о проделанной работе . По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать нужный текст. Простейший формат позволит изменить некоторые тезисы бумаги в текстовом редакторе word, и применить бланк в собственной практике.

Отчет о проделанной работе будет необходим разным профессиям и специальностям: воспитателю детского сада, председателю ТСЖ, медсестре и иным профессиям. Поскольку обсуждаемый пакт имеет цель подведения каких-либо итогов, его написание требует от автора особенного внимания. Составляя отчет о проделанной работе, нужно максимально исключить грамматические и пунктуационные ошибки в тексте. Содержание необходимо проверить несколько раз и только после этого придавать публичности и огласке.

Обязательные пункты отчета о проделанной работе

Утверждение директором, вверху справа;
Название итогового регламента;
Период за который предоставляются сведения, ФИО подотчетного лица;
Затем в виде таблицы или пунктов вносятся показатели функционирования;
В конце подводятся итоги, ставится подпись лица и расшифровка.

Итоговый регламент о проделанной работе имеет уникальные свойства и значения. Информация, полученная читателем в процессе изучения материалов, должна быть усвоена и понятна. Процесс не получит должного внимания и развития, если итоги о проделанной работе составлены не качественно и не компетентным специалистом. Не стоит вносить лишние факты в содержание. Однако, изложение всей картины проведенных процедур также важно. Стоит выдержать краткость и одновременную достаточность подачи материала для удобства читателя.

Часть 1

Правила подачи информации

Определите цель отчета. Еженедельные отчеты могут являться частью рабочих обязанностей, но желание сохранить работу не должно становиться конечной целью отчета. Определите функции, которые призван выполнять еженедельный отчет, чтобы отражать в нем значимую информацию и задействовать наиболее эффективную структуру.
Определите целевую аудиторию. Невозможно составить грамотный отчет, если не знать, кому он будет предназначен и для какой цели. Только так можно понять, какая информация представляет наибольшую ценность.
- Представление об аудитории позволяет грамотно организовать структуру отчета и использовать самые подходящие слова. Например, отчет для учащихся начальной школы будет совершенно не похож на текст, предназначенный для руководителей крупной корпорации.
- Также важно понимать, какие моменты уже известны потенциальному читателю, а какие вопросы необходимо прояснить или предоставить дополнительные источники. Например, создавая отчет по правовым вопросам, который предназначен для коллегии адвокатов, вам совершенно не нужно предоставлять подробное пояснение действующих законов. С другой стороны, такие пояснения необходимы, если отчет предназначен для руководителей без юридического образования.
- Если отчет составляется в связи со стажировкой, исследованием или другим аспектом обучения, то важно понимать, что ваша аудитория - это не профессор или научный руководитель, даже если в конце они соберут работы. Сосредоточьтесь на сути проекта и конкретной области знаний, чтобы понять своего читателя.
Располагайте информацию в порядке важности. Несмотря на лаконичный характер отчетов, ваш документ могут читать не полностью. По этой причине следует располагать самые важные данные с итогами и выводами в начале текста.
- Например, если необходимо сравнить и сопоставить три разных торговых марки оборудования и порекомендовать оптимальный вариант, то начинайте с итогов, а затем поясните свой выбор.
- Как правило, первая страница отчета представляет собой краткий обзор результатов, выводов и рекомендаций. Подробные пояснения должны содержаться в основном тексте документа, чтобы в случае необходимости читатели могли понять причины таких выводов.
Осознайте типичную "судьбу" отчета. В большинстве случаев еженедельные отчеты необходимы для учета и делопроизводства, поэтому они просто подшиваются и попадают в архив. Лучше сразу осознать, что отчеты крайне редко читают от начала и до конца.
- Данный факт не является поводом лениться или сдавать работу ненадлежащего качества. Ваши отчеты становятся отражением вашей трудовой этики и личных качеств. Слабый отчет наверняка заметят, поэтому слова "Я знал, что вы не будете его читать" не станут достойным оправданием.
- Весь отчет должен быть качественным и грамотным, но особое внимание следует уделить таким элементам текста, которые читают наиболее часто. К ним обычно относятся краткое содержание и выводы или рекомендации. Уделите им особое внимание.
- Важно понимать, что работодатель может не прочитать отчет вовсе не потому, что ему нет дела или отчет не нужен. Высокопоставленные руководители всегда крайне заняты, поэтому способны выделять существенную информацию, которая позволяет эффективно принимать решения. Такие лица не станут читать весь отчет, если в этом нет необходимости, но они всегда могут вернуться к нему позже.
Часть 2
Структура отчета
1. Попросите образец. Во многих компаниях принят стандартный формат еженедельного отчета, а менеджеры и руководство привыкают получать информацию в определенном виде. Иной формат отчета может стать причиной путаницы.
  - Будьте особо внимательны с отчетами о продажах. Менеджеры привыкают к структуре отчетов и могут найти необходимую информацию по одному взгляду на страницу. Если отойти от принятого формата, то отчет станет практически бесполезным, ведь менеджеру придется перечитать весь текст, чтобы найти необходимые сведения.
  - Обратитесь к секретарю и попросите предоставить вам образец, чтобы не изобретать велосипед заново. Обычно в компании используется шаблон документа со всеми параметрами, включая поля, шрифты, стили таблиц и абзацев.
2. Учитывайте метод подачи отчета. Печатный документ или электронное приложение оформляют совершенно иначе, нежели отчет, который подается в тексте электронного письма.
  - Например, если отчет подается в виде вложения к электронному письму, то краткое содержание следует включить в тело письма. Тогда читателю не придется открывать вложение, чтобы понять основную идею.
  - Для печатного отчета обычно необходимо подготовить сопроводительное письмо или титульный лист, чтобы отчет можно было правильно идентифицировать и подшить.
  - Вне зависимости от способа подачи отчета важно указать свою фамилию на каждой странице и пронумеровать их в формате "X из Y". Страницы могут легко разделиться, поэтому важно знать, на скольких страницах написан отчет и кто автор документа.
  - Всю необходимую информацию можно указать в верхнем колонтитуле. Например, напечатайте в нем: "Отчет о продажах Петра Иванова, неделя 32, страница 3 из 7".
3. Приложите краткое содержание. Краткое содержание отчета обычно умещается в пару абзацев, а каждый раздел передается одним-двумя предложениями. Суть в том, что зачастую руководителю достаточно прочитать лишь краткое содержание, чтобы принять необходимое решение, если ваши выводы совпадают с его предположениями по данному вопросу.
  - Важно, чтобы краткое содержание было написано четким, доступным и лаконичным языком. Не используйте жаргонизмы и специальные термины, которые требуют пояснений, даже если читатель хорошо разбирается в отраслевой терминологии.
  - Краткое содержание составляется после завершения остальных элементов отчета. Невозможно кратко резюмировать абзацы, которые еще не написаны, даже при наличии подробного плана. Во время работы многое может измениться.
4. Продумайте структуру абзацев и разделов. Определитесь с форматом и оставьте план разделов отчета, который будет соответствовать поставленным задачам.
  - План должен быть логичным и последовательным, а также учитывать потенциальных читателей отчета.
  - Как правило, отчет состоит из краткого содержания, введения, выводов и рекомендаций, данных и пояснений, а также списка источников. Расширенные отчеты можно дополнить приложениями с важными данными и оглавлением, но еженедельные отчеты достаточно короткие.
  - Каждый раздел должен затрагивать один вопрос. Каждый абзац в рамках раздела описывает одну идею. Так, если раздел еженедельного отчета о продажах называется "Популярные бренды одежды для детей", то каждой модели следует уделить один абзац. Если нужно отдельно указать одежду для мальчиков и девочек, используйте подразделы (с подходящими подзаголовками) для каждого бренда, внутри которых уделите один абзац на одежду для мальчиков и один на одежду для девочек.
5. Создайте титульный лист или сопроводительное письмо. Для кратких отчетов титульный лист не требуется, но подробный отчет следует снабдить отдельным листом с указанием автора отчета и кратким описанием задачи.
  - Титульный лист отличается от краткого содержания, поскольку фактически содержит только те сведения, которые нужны для правильной регистрации и подшивки отчета.
  - В организации может существовать стандартный шаблон титульного листа для еженедельных отчетов. В таком случае следуйте установленным правилам.
  - На титульном листе следует указать название или описание отчета (например, "Еженедельный отчет о продажах"), фамилию составителя и всех соавторов, название компании, дату составления или подачи отчета.
  Часть 3
  Убедительные слова и формулировки
  1. Придумывайте грамотные заголовки и подзаголовки. Такие элементы отчета позволяют читателю быстро находить необходимые разделы и дополнительную информацию, которая поможет понять выводы и рекомендации.
    - Заголовки и подзаголовки разделов должны точно и понятно описывать содержимое.
    - Например, в еженедельном отчете о продажах можно использовать разделы "Общие тенденции в женской одежде", "Тенденции в мужской одежде" и "Популярные бренды детской одежды". Затем в рамках каждого раздела можно выделить подразделы, названия которых будут отражать четкие тенденции или названия популярных брендов.
    - Используйте единые грамматические конструкции для всех заголовков, чтобы отчет выглядел логичным и последовательным. Например, если первый заголовок сформулирован как "Лучшие товары из мужской коллекции", то следующий заголовок должен быть "Лидирующие позиции в женской одежде", а не "Показатели продаж товаров для женщин".
  2. Используйте простые и понятные предложения. Ваш отчет должен состоять из предложений со стандартной структурой "Подлежащее, сказуемое дополнение", чтобы ясно выражать ваши мысли и демонстрировать уверенность в сделанных выводах и рекомендациях.
    - Перечитайте черновой вариант и вычеркните все лишние слова. В каждом предложении найдите исполнителя действия и поместите его перед глаголом. Схематически предложения должны иметь вид "Кто делает что".
    - Избавьтесь от избыточных слов и словосочетаний вроде "на сегодняшний день", "с той целью, чтобы" или "на предмет наличия".
    - Такой стиль может показаться скучным, но перед вами не стоит задача развлечь читателя. Для отчета гораздо важнее эффективно донести ключевые аспекты и выводы.
  3. Выводы должны быть объективными и беспристрастными. В отчете нередко нужно предоставить рекомендации, но они должны основываться на фактах, а не личном мнении и ощущениях. Важно убеждать читателя неопровержимыми доказательствами и ясностью мысли.
    - Не используйте прилагательные, а также другие слова и фразы с ярко выраженной позитивной или негативной эмоциональной окраской. Сосредоточьтесь на фактах и здравом смысле.
    - Например, в отчете вы рекомендуете повысить в должности одного из менеджеров по продажам. Подкрепите свою рекомендацию фактами, которые продемонстрируют, что человек действительно заслуживает повышения, но не приводите субъективное мнение и не взывайте к эмоциям. "Алина регулярно показывает лучшие результаты, хотя работает лишь 15 часов в неделю" убедительнее, чем "Алина очень дружелюбна и всегда старается, при этом она вынуждена работать не полную неделю, поскольку присматривает за пожилыми родителями".
  4. Используйте убедительные глаголы. Если текст написан в действительном залоге, то действие в предложении выражается одним словом - глаголом. Используйте емкие и убедительные глаголы, которые четко описывают действие.
    - Желательно отдавать предпочтение простым глаголам. Например, "продавать" всегда лучше, чем "реализовывать".
    - Иногда необходимы глаголы, выражающие мыслительные процессы - думать, знать, понимать, верить, но в целом они уступают глаголам действия. Попробуйте развернуть свое утверждение и превратить его в действие. Например, вы написали предложение "Я полагаю, что в последующие месяцы показатели продаж возрастут". Разверните утверждение и очертите причины для такого предположения. Переформулируйте предложение: "Как показывает практика, в сезон праздников продажи увеличиваются. Прогнозирую, что в ноябре и декабре показатели продаж возрастут".
    - Текст должен быть ориентирован на действие. Перечитайте отчет, постарайтесь избавиться от лишних предлогов и замените избыточные слова убедительными глаголами. Например, "оказать помощь" можно заменить на "помогать", а вместо "обеспечивать защиту" скажите "защищать".
  5. Не используйте страдательный залог. Пассивная форма вычеркивает из предложения субъекта действия, а на первый план выходит объект. В некоторых ситуациях пассивный залог необходим из политических или дипломатических соображений, но чаще всего он делает текст запутанным и туманным.
    - Действительный залог позволяет подчеркнуть исполнителей действия и показывает читателю ответственных лиц. Чтобы оценить важность данного аспекта, представьте, что в газетной статье о пожаре вам попалось такое предложение: "К счастью, всех детей удалось спасти". Необходимо понять, кто же спас этих детей. Если бы предложение имело вид "Местный учитель Иван Петров несколько раз возвращался в горящее здание интерната и спас всех детей", то настоящий герой выходит на первый план.
    - Также действительный залог позволяет найти ответственного за отрицательные последствия. Фраза "Были допущены некоторые ошибки" заставит работодателя недоумевать, кто же совершил ошибки и кого следует наказать. Если это вы совершили ошибки, тогда признайте ответственность и примите последствия.
    - Обращайте внимание на глагол "быть", чтобы отыскать предложения с пассивным залогом. Если вам удалось их найти, то определите выполняемое действие и лицо, которое его совершает, после чего измените порядок слов.
  6. Используйте наглядные способы выражения данных. Схемы и графики воспринимаются намного проще и располагаются сразу после абзаца с такой информацией (особенно, если такие данные содержат большое количество цифр).
    - Выбирайте подходящие визуальные средства, которые упрощают читателю задачу и работают на цель отчета.
    - Например, используйте линейный график, чтобы показать рост продаж шерстяных пальто. Такое представление данных гораздо эффективнее таблицы с количеством единиц товара, проданного за каждый месяц, поскольку в таблице читатель вынужден держать в уме все цифры и сравнивать их между собой, чтобы обнаружить тенденции. Одного взгляда на график будет достаточно, чтобы понять суть.
    - В первую очередь человек всегда обращает внимание на визуальные элементы. Все графики и схемы должны быть четкими и аккуратными, правильно располагаться на странице. Используйте только те элементы, которые действительно подтверждают ваши выводы и рекомендации.
  7. Не используйте жаргонизмы. Каждая отрасль знаний или деятельности имеет свою неизбежную терминологию, а также модные словечки, которые часто используются в книгах и статьях. Иногда они полезны, но в большинстве случаев жаргон лишь мешает четко и грамотно выразить основную мысль.
    - Попробуйте составить список профессиональных жаргонизмов, чтобы не злоупотреблять такими словами в отчете. Завершите работу над текстом и выполните поиск по ключевым словам, чтобы заменить нежелательные лексические единицы.
    - Следует понимать, что большое количество модных словечек не покажет читателю, будто вы "в теме", а произведет обратный эффект. Директор и менеджеры часто старше рядовых сотрудников и видели на своем веку немало таких слов. Если злоупотреблять жаргонизмами, то они посчитают, что вы слишком ленивы, плохо разбираетесь в теме или просто хотите произвести впечатление.
    - Также лучше не использовать слишком сложные термины. Например, отчет по правовому спору не должен содержать чрезмерного количества юридической зауми.
  8. Исправьте все ошибки. Большое количество опечаток и грамматических ошибок лишь отвлекают читателя и создают отрицательное представление об авторе. Заранее напишите черновик отчета, чтобы у вас осталось время для работы над ошибками.
    - Выполните проверку орфографии и грамматики в текстовой программе на компьютере, однако не нужно полагаться только на автоматические исправления. Такие программы могут пропустить немало ошибок, особенно в похожих словах ("печатки" вместо "перчатки").
    - Прочитайте отчет задом наперед, чтобы найти все ошибки. Если вам близка тема отчета, то не заметить ошибку очень просто, ведь мозг может автоматически “додумывать” недостающие в тексте слова или буквы. Прочитайте задом наперед, чтобы воспринимать отдельные слова.
    - Читайте отчет вслух, чтобы заметить ошибки и стилистические недостатки. Если не удается прочитать предложение или абзац без запинки, то вероятно, что ваш текст перегружен, и читатель тоже будет сбиваться. Перепишите неудачные предложения.