Документы подтверждающие командировочные расходы в году. Оформляем и оплачиваем командировки

В процессе торговой, производственной и иной деятельности любого коммерческого предприятия, а также ИП, сотрудники иногда отправляются в командировки для решения вопросов, связанных с работой своей организации. Командировка сотрудника должна оформляться специальным образом по определенным правилам.

Командировки в 2016 году

Командировка или служебная командировка – это поездка сотрудника организации куда-то вне своей организации, вне постоянного места работы, за пределы фирмы, но для выполнения тех или иных поручений руководства, связанных с работой своей фирмы.

При этом если сотрудник по работе не имеет какого-то своего постоянного места работы, например, кабинета и т. п., а когда он все время в разъездах, то эти поездки служебными командировками не считаются.

Когда работник находится в командировке, его рабочее место сохраняется. Точно также за сотрудником сохраняется и средняя зарплата за все то время, пока он был в командировке.

Кроме того, сотруднику возмещаются расход, которые он понес во время командировки и которые были связаны с этой командировкой. Расходы эти следующие:

1. Расходы по проезду до места командировки и обратно.
2. Расходы, связанные с наймом жилья, например, затраты на съем номера в гостинице или на аренду квартиры в том месте, куда командирован сотрудник.
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием, в частности, на питание и т. д. – так называемые суточные при командировках в 2016 году. Однако если сотрудник, направленный в командировку, будет иметь возможность каждый день возвращаться домой, ночевать дома, например, если командировка не очень далеко, то в этом случае суточные ему не выплачиваются.
4. Другие расходы, которые будут произведены с ведома и с разрешения руководителя фирмы, от которой сотрудник уехал в командировку.

То, как эти расходы будут возмещаться, в каких объемах и размерах, за счет каких источников и т. п. регулируется внутренними документами, которые приняты в организации – внутренние положения, коллективный договор, другие локальные акты, отдельные приказы руководства и т. д.

Как говорилось выше, разъезды работника по работе (постоянные разъезды) командировками не являются. Но работодатель должен также возмещать им расходы, связанные с этими поездками, а именно, те же расходы, что и командированным: расходы на проезд, наем жилья, суточные при командировках в 2016 году (полевое довольствие) и другие.

В 2016 году размер суточных составляет 700 рублей за каждые сутки нахождения в командировке на территории России. Суточные в заграничной командировке – 2500 рублей в сутки.

Фирма может платить командированному сотруднику и больше, чем 700 рублей в сутки. Но, во-первых, то, что сверх лимита (больше 700 рублей, разница), скорее всего, фирме нельзя будет списать в себестоимость, точнее, при учете себестоимости и нахождении налогооблагаемой прибыли эту разницу нельзя будет зачесть в затраты.

А во-вторых, разницу между фактическими суточными, которые больше 700 рублей в сутки и суммой 700 рублей нужно будет включить в оплату труда работника и, соответственно, удержать с этой суммы НДФЛ, которую впоследствии нужно будет перечислить в бюджет.

Кого нельзя отправить в командировку

В командировку запрещено направлять:

• Работников, которым еще не исполнилось 18 лет.
• Беременных женщин.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

• Женщины, у которых есть дети в возрасте до 3 лет.
• Работники, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет, но при этом воспитывают в одиночку, то есть, это или женщины без мужей, или, наоборот, мужья без жен.
• Работники, которые имеют детей-инвалидов.
• Работники, которые ухаживают за членами семьи по медицинским показаниям.

Оформление командировки в 2016 году

В командировку можно отправить только сотрудника, который состоит в трудовых отношениях с работодателем, то есть, того, кто действительно работает в фирме. Кого-то постороннего, который не работает в организации, отправить куда-то в поездку по делам фирм нельзя.

Командировка всегда оформляется приказом руководителя, например, директора магазина. В этом приказе должно быть указано, куда направляется сотрудник, на какой срок, для чего. Если у организации есть филиал в какой-то другой местности, например, в другом районе, в другом городе, то поездка в филиал той же фирмы тоже считается командировкой и оформляется тем же образом.

Срок командировки, дата отправления и возвращения

Срок, на который отправляется сотрудник в командировку зависит от того, что ему нужно будет сделать, какие перед ним стоят задачи, срок зависит от объема предстоящей работ и объема поручений руководителя фирмы.

Днем отправки в командировку считается тот день, когда к месту назначения отправляется транспорт – самолет, поезд, автобус. При этом, если, скажем, самолет или поезд отправляется до полуночи, то есть, до 24 часов, например, в 23:45, то днем отъезда считается текущий день. А если самолет улетает после полуночи, например, в 00:15 часов, то днем отъезда в командировку считается уже следующий день, который фактически наступил после полуночи.

Если аэропорт или вокзал (пристань) находятся за пределами города, как чаще бывает, то также учитывается и время, которое нужно для того, чтобы доехать до аэропорта или вокзала. К примеру, если рейс отправляется в 01.30, казалось бы, это следующие сутки, день отъезда должен считаться завтра. Но при этом работнику, чтобы успеть доехать до начала регистрации, нужно выехать в сторону аэропорта, скажем в 23.00 часов, то есть, еще сегодня. В этом случае, днем отъезда в командировку с учетом времени поездки в аэропорт будет считаться день сегодняшний.

Точно также определяется и день приезда. Если сотрудник вернулся из командировки на самолете, который прилетел, например, в 00:30 часов, то днем возвращения считаются уже наступившие сутки. А вот будет ли этот день еще считаться командировкой или же в этот уже наступивший день сотруднику нужно будет выйти с утра на работу, это все решается так, как между собой договорятся руководитель фирмы и командированный вернувшийся сотрудник.

Оплата труда в командировке

Работа в командировке сотруднику оплачивается исходя из его средней заработной платы. Время, пока человек находится в командировке, отмечается соответствующим образом в табеле учета рабочего времени . Например, в клеточке соответствующего дня ставится буква «К», что означает, что сотрудник находился в этот день в командировке.

Если на время командировки приходятся выходные или праздничные дни, то будет ли человек в эти дни работать или отдыхать, решается также по договоренности с руководителем фирмы, который сотрудника и отправил в командировку. Здесь все зависит от того, какие задачи стоят перед сотрудником, успевает ли он выполнить работу в рабочие дни и не против ли он работать в выходные.

Если в нерабочие дни поработать все-таки придется, то оплата труда в эти дни производится как обычно делается при оплате труда в выходные и праздничные дни: в двойном среднем размере. То есть, находится средняя дневная зарплата сотрудника, умножается на два и умножается на количество выходных дней, в которые он работал, будучи в командировке.

Время, которое сотрудник потратил на передвижение к месту командировки и обратно в сторону дома, также оплачивается по средней зарплате, как и время в командировке.

Если человек работает по совместительству, то средняя зарплата считается исходя из его зарплаты в той организации, в которой он работает, и которая направила его в командировку.

Перед отправкой сотруднику выдается денежный аванс, который рассчитывается приблизительно исходя из того, сколько он потратит на проезд, на проживание с учетом суточных. По приезду в домашнюю организацию сотрудник перед бухгалтерией отчитается о потраченных деньгах, подкрепив отчет (отчет о командировке) чеками, квитанциями, договорами и т. д. Для этого он составляет авансовый отчет – его он обязан составить и сдать в течение 3 дней после возвращения. Все документ о тратах прикрепляются (прикладываются) к авансовому отчету.

Если сотрудник не израсходовал весь аванс и деньги остались, их он вернет в кассу. Если наоборот, авансированных денег не хватило, и сотрудник потратил свои собственные, то по возвращению домой и после составления и утверждения руководителем отчета, разницу ему компенсируют также из кассы предприятия.

Кроме авансового отчета сотрудник, вернувшийся из командировки может составить отдельно отчет о командировке, в котором отчитается о выполнении тех задач, которые перед ним ставились.

В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

– наименование учреждения;

– наименование документа и дату его составления;

– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

– цель командировки;

– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

– основание издания приказа;

– организацию, которая оплатит работнику командировочные расходы.

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):

– на проезд;

– на наем жилого помещения;

– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);

– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

– при использовании служебного транспорта;

– при использовании личного транспорта;

– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

– цену номера (места в номере);

– период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

– маршрут/квитанция электронного билета;

– багажная квитанция на бумажном носителе;

– посадочный талон.

При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).

Если сотрудник ездил на машине

В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):

– путевой или маршрутный лист;

– квитанции;

– кассовые чеки;

– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).

В соответствии с этим документом производится окончательный по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).

Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - расходный кассовый ордер (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.

Журналы учета командировок

Учреждению больше не надо вести два журнала:

– учета работников, выбывающих в служебные командировки;

– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.

С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.

Выводы

При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:

– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);

– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);

– авансовый отчет.

В 2016 году учет командировок работников ведется по упрощенным правилам. Из статьи вы узнаете все подробности про оформление командировки в 2016 году

Оформление командировочного удостоверения в 2016 году

Командировки в 2016 году оформляем и оплачиваем на основании двух документов - приказа о направлении работника в командировку и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, если вы не отказались от его оформления.

Напомним, с 8 августа 2015 года отменен учет командированных сотрудников и вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, больше не обязательно Однако по усмотрению компании она может продолжать их ведение. Только выбранный метод нужно зафиксировать в локальном нормативном акте. Здесь же прописывают процедуру ведения журналов учета, которую можно оставить такой же, как и до 8 августа 2015 года, либо разработать новую (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

В приказе на командировку в 2016 году нужно прописать:

• Цель командировки. Служебное поручение командируемому работнику можно подробно сформулировать непосредственно в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Если вы применяете унифицированную форму приказа (например, форму № Т-9), служебное поручение можно описать в графе «с целью». Например, провести переговоры, принять участие в судебном заседании, провести монтаж и наладку оборудования и т. п.
• Особый порядок исполнения поручения. В приказе можно отразить особенности выполнения служебного поручения. Например, привлечение к работе в выходной (праздничный) день.
• Основание направления в командировку. Основанием для издания приказа о направлении в командировку может быть документ, подтверждающий цель командировки. Например, работник командируется для проведения монтажа и наладки оборудования в соответствии с договором. Реквизиты этого договора нужно указать в качестве основания для издания приказа.

Приказ на командировку в 2016 году, образец

ПРИКАЗ № 90 о направлении работника в командировку г. Москва 27.02.2016 ПРИКАЗЫВАЮ: Направить в командировку Петрова Алексея Ивановича. Место назначения - Россия, г. Екатеринбург, ООО «Производственная фирма "Мастер"». Должность сотрудника - наладчик оборудования. Структурное подразделение - инженерный цех. Служебное задание - ремонт и наладка оборудования. Командировка осуществляется за счет средств ООО «Производственная фирма "Мастер"». Директор А.В. Львов С приказом ознакомлен: Наладчик оборудования А.Н. Петров

Нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году

Командировочное удостоверение - это документ, который сопровождает сотрудника в командировке и является свидетельством законного его отсутствия на рабочем месте

С 29 декабря 2014 года Правительство РФ отменило обязательное заполнение командировочного удостоверения. Поэтому, направляя работника в командировку, командировочное удостоверение в 2016 году оформлять не нужно.

Кроме того, в 2016 году на командированных работников в 2016 году не нужно выписывать служебное задание на командировку. И брать у них отчет о выполненной работе в командировке по возвращении.

В 2016 году все расходы в командировке учитываются по проездным билетам и другим оправдательным документам - чекам, квитанциям и прочему.

Командировка на общественном транспорте . Фактический срок пребывания работника в месте командирования нужно подтвердить проездными документами. Их работник представит в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом по возвращении из командировки.

Командировка на личном автомобиле . В этом случае срок командировки нужно указать в служебной записке. Такую записку работник должен представить по возвращении из командировки. И приложить к ней оправдательные документы, подтверждающими использование личного авто (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Такой порядок пунктом 7 Положения о служебных командировках.

Что касается служебных поездок за границу, то здесь служебное задание и командировочное удостоверение и раньше не требовались. Время пребывания сотрудника за рубежом подтверждают отметки в загранпаспорте (п. 18 Положения о служебных командировках).

Если ваша работа связана с командировками, то вам не нужно объяснять, что это такое. Многие считают такие служебный поездки злом и стараются найти спокойную офисную работу, а многие, напротив, уверены, что это отличный шанс повидать не только нашу страну, но и мир и предпочитают командировочную работу любой другой. Но и тем и другим полезно знать, какие изменения произошли в сфере оплаты и оформления командировок в 2016 году.

Как известно, когда вы едете в командировку, рабочее место за вами сохраняется, а, кроме того, предприятие компенсирует вам расходы, понесенные в служебной поездке. Но, конечно, далеко не все, тут есть некоторые ограничения. Называется эта компенсация командировочными расходами (точное определение их можно найти в ст.168 ТК РФ).

Следует знать, что командировочные делятся на несколько основных групп, на компенсацию каждой из которых вы можете рассчитывать.

Первая группа называется суточными, в нее включаются, как правило, минимальная сумма на личные нужды (расходы по питанию, например). Вторая группа – это расходы на проезд, причем в ней учитываются такие траты, как, к примеру, покупка билетов на проезд в общественном транспорте.

Третья , как правило, сама затратная статья – это оплата проживания в другом городе. Из названия понятно, что сюда входит плата за любой вид жилья, который выберет командировочный – хостел, гостиница, съем квартиры или комнаты. Но как правило, эта статья расходов на каждом предприятии имеет свою четко оговоренную верхнюю границу, причем часто для разных уровней должностей она отличается (то есть рядовой сотрудник вряд ли сможет арендовать на эти деньги люкс, а вот у руководителя подразделения верхняя планка часто повыше и жилье он может арендовать более высокого уровня).

Кроме того, часто выделяют отдельной категорией прочие расходы, в которые могут входить затраты на мобильную связь, интернет, телеграф, телефонные переговоры и т.п.

Часто к числу командировочных расходов компании стремятся отнести оплаты за обслуживание в кафе и ресторанах, походы в фитнес-центры при гостинице, где живет командировочный. Но не советуем этого делать, так как налоговая может не принять эти расходы как обоснованные.

Важно также помнить, что командировкой не считается поездка сотрудника при работе вахтовым методом или при разъездном характере работы.

Суточные в командировке 2016

Когда вы отправляетесь в командировку, следует обязательно помнить, что абсолютно каждый, даже самый небольшой расход, должен подтверждаться документами (то есть, если вы хотите компенсации за проезд, вам нужно будет собрать и предъявить бухгалтерии билеты, для оплаты проживания в гостинице может потребоваться счет с печатью и подписью, а также документы, подтверждающие оплату). Единственное исключение, когда расход не нужно подтверждать документами, — это суточные. Их вы можете израсходовать по своему усмотрению.

Такая ситуация была до текущего года. Но согласно последним законодательным актам рассматривается отмена суточных при командировках 2016. Эта отмена касается не всех категорий командировочных, а только тех, которые ездят в пределах РФ. Для заграничных поездок суточные при командировках в 2016 году сохраняются и устанавливается из размер от 39 до 64 долларов, в зависимости от страны поездки.

Но в то же время в законе теперь прописаны новые категории расходов, которые должен возместить работодатель. Так как четко эти категории не прописаны, а именуются просто иными расходами, компании следует установить их перечень специальным актом или прописать в коллективном договоре.
Также предприятию следует иметь в виду, что теперь, в случае того, когда компания продолжает платить своим работникам суточные их невозможно будет списать при расчете налога на прибыль, как это делалось раньше и как теперь можно списывать расходы на проезд и проживание.

Заграничные командировки в 2016 году

По поводу суточных при поездке сотрудника за границу трактовка закона однозначна: они выплачиваются. Причем не стоит забывать, что до момента, пока сотрудник не пересек границу нашей страны, они рассчитываются в рублях, а после этого – в валюте.

Документы для командировок

Нельзя не упомянуть и тот момент, что в 2015 году очень изменился порядок оформления командировок. В 2016 году все изменения будут действовать по-прежнему. Так. Если раньше для направления сотрудника в командировку нужно было три документа: служебное задание, приказ о направлении его в командировку и командировочное удостоверение, где отмечались факт прибытия и выбытия сотрудника, то с принятием нового закона эта процедура существенно упростилась.

Так, отменили командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке и теперь достаточно только одного приказа, что, конечно, очень облегчило жизнь не только командируемых сотрудников, но и работников отделов кадров. В приказе должна быть описана цель вашей поездки.

Надо сказать, что некоторые компании предпочли оставить прежний режим документооборота в части командировок. Для этого на предприятии должен быть обязательно оформлен акт.

Таким образом, теперь направление сотрудника в командировку проходит следующим образом: предприятие готовит приказ с указанием цели поездки, работнику выдаются авансом деньги на командировочные расходы, в табеле обязательно проставляются все дни, которые сотрудник будет находиться в отъезде (обозначаются буквой «К»).

По приезде сотрудник отчитывается в бухгалтерии по расходам с обязательным подтверждением документами. Именно по проездным документам или по документам, подтверждающим даты проживания сотрудника в гостинице, регистрируются и подтверждаются даты, которые сотрудник был в командировке (раньше для этого использовать командировочное удостоверение).

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах оформляются в соответствии с действующим законодательством. Какие документы необходимо оформить, отправляя сотрудника в командировку? Каков размер суточных? Что делать, если суточные выплачены сверх установленного лимита? Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

• полное наименование предприятия;
• номер документа, дату составления;
• персональные данные работника, занимаемую должность;
• место выполнения служебного задания в командировке;
• срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
• цель пребывания в командировке;
• отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
• учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды» .

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

• на проезд в командировку в обе стороны;
• на аренду жилья в командировке;
• суточные;
• другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

• 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
• 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

• маршрутной квитанции электронного билета;
• багажной квитанции;
• посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке» .

Как оформить сотруднику командировку?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

• Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку , в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.

Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку — образец» .

• Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
• Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Итоги

Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.